Clase 9: Fase de evaluación

Materia: Formulación y evaluación de proyectos.
Profesor: Lic. Salomón Aquino.
www.salomonaquino.com
http://formulacionproyectos.blogspot.com/



Objetivos de la clase:
Al finalizar los alumnos y alumnas serán capaces de:
Reconocer la importancia de la evaluación de proyectos.
Identificar los criterios de evaluación de proyectos.
La evaluación:
La evaluación es la fase en que se califica y se da un valor concluyente al conjunto de la accion que venimos realizando, o que ya hemos concluido.
Examina:
“quien” o “que grupo” se ha beneficiado ,o, por el contrario ha sido adversamente afectado.
“en que medida”: En relación con la situación existente antes de ejecutar el proyecto.
“De que manera”: directa o indirectamente, y
“Por que” : estableciendo en lo posible relaciones causales entre las actividades y los resultados.
Fines de la evaluación:
El propósito esencial de cualquier evaluación debe ser el de mejorar la gestión concreta de una intervención de desarrollo o, si esta ya ha concluido, el de aumentar nuestra capacidad de hacerlo en el futuro.
Las evaluaciones para ser útiles, han de proporcionar unas recomendaciones aplicables y en un momento oportuno.
Una evaluación debe tener siempre un componente de aprendizaje que contribuya a fortalecer las capacidades de todos los colectivos implicados en la puesta en marcha y en la ejecución de un proyecto concreto.
Una evaluación cumple en casi todas las ocasiones una cierta función de cuentas o control, con el fin de mostrar su adecuación a unos criterios o valores considerados óptimos.
Requisitos mínimos de una evaluación:
Debe insertarse en los procedimientos habituales de gestión de los proyectos.
Los resultados de la s evaluaciones deben poder promover cambios en los procesos de gestión de los proyectos.
Toda evaluación debe interpretar y predecir la realidad, un a evaluación que proporciona recomendaciones operativas es una evaluación inútil.
Los procedimientos utilizados por las evaluaciones deben ser rápidos y relativamente livianos para las organizaciones encargadas de la gestión del proyecto.
Una evaluación debe proporcionar informaciones pertinentes, oportunas y en el momento adecuado.
Componentes o criterios de una evaluación:
La eficiencia: Que hace referencia al análisis de los resultados en relación con el esfuerzo realizado, es decir, cómo los insumos se convierten en resultados desde el punto de vista económico. Examina si los mismos resultados se podrían haber logrado de otra forma mejor.
La eficacia: En qué medida el objetivo específico ha sido alcanzado; si puede esperarse que esto ocurra sobre la base de los resultados del proyecto.
El impacto: Los cambios y efectos positivos y negativos, previstos o no previstos del proyecto, analizados en relación a los beneficiarios y otros afectados.
La pertinencia: En qué medida se justifica el proyecto en relación a las prioridades de desarrollo.
La viabilidad: Un análisis acerca de en qué medida los efectos positivos del proyecto continuarán después de que la ayuda externa haya finalizado.

Criterios de evaluación y la MML:



Ejemplo de evaluación:



Fin de la clase.

Clase 8: Seguimiento de proyectos.

Materia: Formulación y evaluación de proyectos.
Profesor: Lic. Salomón Aquino.
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Objetivos de la clase:
Al finalizar los alumnos y alumnas serán capaces de:
Identificar las características de un informe de seguimiento de la ejecución de un proyecto.
Elaborar el sistema de seguimiento de un proyecto..
Seguimiento de proyectos:
Una vez se comienza a ejecutar el proyecto hay que verificar en que medida se cumple.
Durante la ejecución del proyecto es necesario hacer el seguimiento de lo que se va avanzando y compararlo con lo planificado inicialmente, para que, en caso de que haya desviaciones negativas, se introduzcan medidas correctivas o, en su caso, se reformule el proyecto.
El informe de seguimiento:
El seguimiento se debe hacer día a día por todas las personas que participan en el proyecto. No obstante, periódicamente se hacen informes escritos, donde se recoge, para cada periodo:
la descripción del proyecto,
la descripción general de la marcha del proyecto en relación con los objetivos y resultados previstos,
las actividades realizadas,
el presupuesto ejecutado,
la actualización del cronograma si es necesaria,
la relación de gastos realizados,
la actualización de las previsiones presupuestarias,
la valoración del seguimiento y
las recomendaciones.
Ejemplo. Seguimiento de la constitución de un fondo de crédito
ACTIVIDAD PREVISTA
Descripción: Constitución de un fondo de crédito
Recursos: Personal
Costes: 30.000 US $
PERIODO: de 1/1/2000 al 30/6/2000
Situación: Concluida., En Proceso, No realizada, Reprogramada, Desestimada.
Breve explicación: El fondo de crédito se ha constituido, se ha elaborado y aprobado por la cooperativa. Cada productor ha firmado un contrato de crédito por el cual se establecen las condiciones del mismos. El fondo ha financiado la labores de mecanización, la semilla y los fitosanitarios a cada productor, en un monto variable en función del número de manzanas que se ha sembrado
PERIODO: de 1/7/99 al 31/12/99
Situación: Concluida., En Proceso, No realizada, Reprogramada, Desestimada.
Breve explicación: Se ha devuelto el 40% del fondo prestado, que era lo previsto...
El sistema de seguimiento:
El conjunto de procedimientos, mecanismos e instrumentos que utilizamos para obtener la información adecuada sobre la situación del proyecto en cada momento, lo llamaremos sistema de seguimiento.
Preguntas a responder cuando se quiere establecer un sistema de seguimiento:
QUÉ información es relevante para nosotros (indicadores).
CÓMO debería ser recolectada y analizada (métodos).
QUIÉN se involucrará en cada fase (responsabilidades).
Objetivos del sistema de seguimiento:
Facilitar indicadores tempranos sobre los progresos o falta de los mismos, en el logro de objetivos y en la consecución de resultados.
Una vez que hemos identificado y valorado los posibles problemas permitirá adoptar las medidas correctivas necesarias tanto en el diseño como en la forma de ejecución, para mejorar la calidad de los resultados.
Hace posible el fortalecimiento de los resultados positivos tanto de ejecución como de los logros, de manera que nos permite sistematizar las “buenas prácticas” y tenerlas en cuenta para acciones posteriores y/o en otras de las zonas del proyecto.
Permite que se determine si el proyecto tal y como está concebido sigue siendo o no pertinente.
Contribuye a señalar y adecuar la distribución de las responsabilidades y a fomentar el aprendizaje. De esta manera se comparten éxitos y fracasos de los resultados y las decisiones de cambio para la mejora en el futuro.
Ayuda a reforzar las capacidades de seguimiento y evaluación de las instituciones participantes.
Componentes del sistema de seguimiento:
El diseño y formulación proyecto que se expresan en una matriz del marco lógico con objetivos, resultados, indicadores, hipótesis y factores de riesgo.
El plan operativo anual y su presupuesto.
El cronograma o calendario de acciones.
Los informantes o fuentes de información.
Los receptores de la información.
Criterios fundamentales del seguimiento:
Continuidad de la justificación del proyecto: analizar si las condiciones de arranque y el diseño continúan siendo compatibles con las prioridades de desarrollo, las necesidades, las capacidades y prioridades de los beneficiarios.
Eficiencia del proyecto: ver el grado hasta el cual se suministraron y administraron los insumos, de qué manera se hizo y con qué coste.
Eficacia del proyecto: se ocupa de saber si el proyecto está dando los resultados esperados, o si puede esperarse que esto ocurra, y si éstos conducen al logro del objetivo específico.
Viabilidad del proyecto: se ocupa de ver si tal y como se está ejecutando el proyecto, sus efectos perdurarán cuando éste finalice.
Fin de la clase.

Clase 7: Fase de Ejecucion y seguimiento.

Clase 6: Cronograma de actividades y presupuestos.

Clase 5: El documento de proyecto.

Materia: Formulación y evaluación de proyectos.
Profesor: Lic. Salomón Aquino.
www.salomonaquino.com
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Objetivos de la clase:
Al finalizar los alumnos y alumnas serán capaces de:
Identificar las partes de un documento de proyecto.
Utilizar la matriz de marco lógico para redactar el documento de proyecto.
Elaborar adecuadamente un documento de proyecto.
El documento de proyecto:
En la actualidad, no existe un formato único para la presentación de un proyecto.
Sin embargo, es importante averiguar si la institución a la que llevaremos nuestro plan tiene algún formato específico para ello.
De ser así, lo recomendable es formular nuestra propuesta de acuerdo con los criterios establecidos .
Un documento de proyecto debe expresar de manera nítida las conclusiones del proceso de análisis conforme al marco lógico



Propuesta de Documento de proyecto:
Información General
Definición del problema y sus causas
Objetivos del proyecto.
Resultados y actividades del proyecto.
Indicadores del proyecto.
Presupuesto detallado.
Sostenibilidad del proyecto.
Anexos.
1. Información General:
Nombre del proyecto. Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez la solución del problema previamente identificado.
Entidad responsable: Indicar el nombre de las entidades responsables del proyecto, así también los datos del personal para establecer contacto.
Período de duración: Tiempo que tomará la ejecución del proyecto.
Localización: Señalar la ubicación geográfica que tendrá la sede del proyecto, así como el ámbito en el que se desarrollarán las actividades del mismo, indicando para cada caso la localidad, municipio, departamento y pais.
Monto total: Indicar los recursos monetarios que demandará la ejecución del proyecto, expresado en la moneda del país de origen de la entidad a la que se solicita el financiamiento. Dicho monto se dividirará en: aporte de la cooperación técnica internacional, de la contrapartida nacional, de los beneficiarios y de otras fuentes, si las hubiera. Si se hiciera en una moneda local, indicar el tipo de cambio utilizado.
2. Definición del problema y sus causas
Se debe especificar de la manera más clara y precisa el problema central identificado, así como sus características cualitativas y cuantitativas.
Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe determinar tanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce. Para ello, lo más recomendable es elaborar un árbol que interrelacione en forma directa e indirecta las causas con el problema central y con los efectos generados.
3. Objetivos del proyecto.
Objetivo general: Es la situación deseable cuya realización contribuirá el proyecto, normalmente el logro este objetivo dependerá de varios proyectos.
Objetivo especifico: Es el elemento central en torno al cual gira el proyecto y que, además de estructurar la intervención permite “calibrar” su éxito o fracaso en términos de beneficios duraderos para el grupo destinatario, ya que expresa anticipadamente lo que espera conseguir el proyecto.
4. Resultados y actividades del proyecto.
Los resultados del proyecto deben describir los logros concretos que el proyecto tratará de realizar para alcanzar los objetivos.
Las actividades del proyecto deben describir las actividades que se realizarán para producir los resultados enumerados. Los proyectos no deben tener demasiados productos, pero pueden tener todas las actividades que hagan falta. Si se quiere realizar demasiados productos, será mejor concebir y ejecutar varios proyectos.
El cronograma de actividades: Esta sección es importante porque en ella se explica lo que se va a hacer con el financiamiento solicitado. En tal sentido, es necesario que las actividades guarden consistencia con el presupuesto del proyecto, así también se debe evidenciar en forma clara cómo estas permitirán el logro de cada uno de los objetivos planteados.
5. Indicadores del proyecto:
Indicadores y fuentes de verificación de objetivos específicos y resultados (Permiten medir el nivel de consecución de resultados y objetivos, facilitando el seguimiento y evaluación del proyecto. En esta parte se copia lo que se anotó bajo estos títulos en la matriz de diseño del proyecto)
6. Presupuesto:.
Al igual que el resumen ejecutivo, el presupuesto es una de las secciones de mayor importancia para las entidades donantes. Luego de haber definido las necesidades y establecido el plan de trabajo y las metas, se puede proceder a elaborar un presupuesto inicial que indique con exactitud el flujo total de recursos necesarios para la implementación del proyecto. Si el presupuesto tiene un número excesivo de componentes, es preferible presentar una versión resumida del presupuesto agregado en principales categorías. Se recomienda que el cuadro con el presupuesto no exceda de una página para un fácil análisis y comparación de los componentes del mismo.
Por lo general, muchas instituciones donantes tienen interés en que el financiamiento de las propuestas sea compartido por otras instituciones, así como por la institución solicitante En tal sentido, si este fuera el caso, incluya en el presupuesto el monto de financiamiento que corresponde a cada institución.
7. Sostenibilidad del proyecto.
Dada las restricciones financieras de las entidades cooperantes, estas no desean comprometerse a financiar proyectos que generarán una necesidad de apoyo externo permanente ni apoyar proyectos que dejen de funcionar al cerrarse el financiamiento del proyecto.
Por ello es importante mostrar en qué medida los actores locales podrán asumir el proyecto luego de que este concluya.
En tal sentido, es importante mostrar en la propuesta una estrategia de sostenibilidad que permita asegurar la operación proyecto y que haga saber a la entidad donante que sus recursos no se perderán una vez finalizada la implementación del mismo.
En este punto es necesario expresar en forma específica las actuales y futuras fuentes financieras que garanticen la viabilidad financiera del proyecto en el largo plazo.
8. Anexos.
Árbol de los Problemas
Árbol de los Objetivos
Matriz de Marco Lógico.
Cronograma de actividades.
Presupuesto detallado del proyecto.
Calendario de los exámenes, informes y evaluaciones del proyecto.
Hojas de vida del personal involucrado en el proyecto.
Carta de apoyo de las instituciones relacionadas con el proyecto.
Carátula del proyecto:
La carátula del documento debe contener la información básica y relevante sobre el proyecto, a la par de lucir un aspecto sobrio y profesional.
Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son:
Nombre y logo de nuestra organización
Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solución del problema previamente identificado)
Mes y año de elaboración de la propuesta
Contacto en nuestra institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo electrónico, dirección)
Además de enviar una copia física de la propuesta, es recomendable anexar al documento una copia en un medio magnético (disquete, CD u otro) y enviar una copia adicional por correo electrónico.
Resumen ejecutivo:
Por lo general, el resumen ejecutivo es una de las principales secciones de una propuesta de proyecto. Esta sección constituye el punto de partida que despierta el interés de la persona responsable de la evaluación. El resumen ejecutivo debe incluir:
Descripción breve sobre el problema identificado
Explicación sobre la solución del problema motivo del proyecto, que incluya sus actividades, el número de beneficiarios, cómo y dónde operará, el tiempo requerido y el personal responsable de su ejecución
Los fondos requeridos para la operación del proyecto y los planes que garanticen su sostenibibilidad en el futuro.
Una corta reseña (un párrafo) que incluya de manera breve la historia, actividades y capacidad de su institución para llevar a cabo el proyecto propuesto.
Fin de la clase.

Clase 4: Hipótesis, Indicadores y fuentes de verificación.

Materia: Formulación y evaluación de proyectos.
Profesor: Lic. Salomón Aquino.
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Objetivos de la clase:
• Al finalizar los alumnos y alumnas serán capaces de:
– Identificar los factores que afectan a un proyecto.
– Elaborar indicadores para cada uno de los objetivos de un proyecto.
– Utilizar fuentes de verificación adecuadas para los indicadores de un proyecto.

Lógica vertical compleja de la MPP:



Las hipótesis o factores externos:
• Las hipótesis también son conocidas como factores externos o “supuestos”.
• Son el conjunto de situaciones, acontecimientos o decisiones que resultan importantes para que la lógica de intervención pueda mantenerse, pero están fuera del control directo de la gestión el proyecto.
• Las hipótesis son las condiciones que deben darse para que la relación entre actividades, resultados y objetivos mantenga su sentido.
• Las hipótesis se suelen redactar en términos positivos, asumiendo que se trata de las situaciones que deben darse o producirse para que la lógica de intervención pueda cumplirse.

Los Factores externos se deben:
1) Formular como condiciones positivas, describiéndolas de manera operativa de modo que se pueda realizar su seguimiento, si es posible con indicadores. Se empezará el análisis por abajo y se continua hacia arriba, relacionando los distintos niveles en la Matriz del Proyecto.
• Ejemplo: Para conseguir el resultado de técnicos municipales bien formados se realizan capacitaciones, pero esto no basta si luego los técnicos abandonan la Alcaldía. Por eso, la condición que se tiene que dar (factor externo) para conseguir el resultado es que:
• “Los técnicos permanecen trabajando para la Alcaldía”.

Los Factores externos se deben:
2) Valorar en términos de importancia y probabilidad, para:
– Eliminar los factores que no son importantes.
– Eliminar los factores con alta probabilidad de ocurrir
– Mantener los factores probables pero no seguros
• Ejemplo:Para conseguir un servicio de recogida de basuras mediante un camión propiedad de la Alcaldía, se necesita que todos los ciudadanos paguen $5.00 de tasa de recogida de basuras para el mantenimiento del servicio. Si esto es poco probable, por ser una cantidad excesiva para muchos ciudadanos, este factor debe considerarse letal, y habría que abandonar esta estrategia. Se puede considerar otras estrategia como por ejemplo compartir el camión con otras Alcaldías para reducir el coste de mantenimiento.

Los indicadores:
• Los indicadores son una medida del alcance de los objetivos y los resultados. Todos los objetivos y resultados deben tener indicadores, que pueden ser cuantitativos, cualitativos o de comportamiento, y a la vez directos o indirectos.
• Ejemplo 1: En un proyecto cuyo objetivo es tener una población más sana, el número de niños que se enferman será un indicador cuantitativo, la ausencia de enfermedades gastrointestinales será un indicador cualitativo, y el que los niños se laven los dientes será un indicador de comportamiento.
• Ejemplo 2: En un proyecto cuyo objetivo es que las familias mayores ingresos, el dinero del que dispone la familia será un indicador directo, pero al ser difícil de medir se pueden utilizar en su lugar indicadores indirectos, como mejoras en las casas, compra de ropa nueva, compra de radios o televisores, etc.

Los indicadores:
• Un indicador debe definir: El grupo beneficiario (para quién), la cantidad (cuánto), la calidad(cómo), el tiempo (cuándo) y la ubicación (dónde).
• Ejemplo: Un indicador de un proyecto de abastecimiento de agua potable es: las 450 personas (quién) que habitan en la comunidad de San Luís (dónde) disponen de 30 litros diarios (cuánto) de agua potable (cómo) todos los días del año (cuando).

Las fuentes de verificación:
• Cuando se definen indicadores también hay que especificar cómo se van medir, lo que se conoce como fuente de verificación. Si un indicador no tiene fuente de verificación se debe sustituir por otro que sí la tenga.
• A ser posible se deben utilizar, si existen, fuentes externas fiables.
• En cualquier caso es necesario que la recopilación de datos no resulte excesivamente costosa en comparación con el beneficio que aporta. Si el proceso de recopilación resulta impracticable, habría que elegir otro indicador.
• Ejemplo: Para el indicador número de niños enfermos se utiliza como fuente de verificación el registro del Centro de Salud. Para los indicadores de una capacitación se pueden utilizar fuentes como la lista asistencia, los ejercicios escritos y corregidos, o la copia de examen escrito evaluatorio.

Análisis de la calidad del proyecto:
• Para realizar el análisis puede hacerse las siguientes preguntas:
• ¿conducen las actividades a los resultados?
• ¿esta cada actividad vinculada a un resultado?
¿constituyen los resultados condiciones necesarias y suficientes para la consecución del objetivo especifico?
• ¿contribuirá el objetivo especifico al logro del objetivo general?
• ¿se han determinado condiciones previas? ¿pueden ser estas cumplidas?
• ¿son los indicadores operativos y medibles?
• ¿los recursos programados son adecuados para la realizacion de cada una de las actividades?

Fin de la clase.

Clase 3: La fase de diseño (o formulación).

Materia: Formulación y evaluación de proyectos.
Profesor: Lic. Salomón Aquino.
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Objetivos de la clase:
• Al finalizar los alumnos y alumnas serán capaces de:
– Identificar las partes de una matriz de marco logico (MML).
– Elaborar la lógica de intervención de un proyecto.
– Reconocer la filosofía vertical de la MPP.

La fase de diseño:
• En esta fase se estructura y formaliza la acción y quedan establecidos los rasgos definitivos del proyecto.
• Para esta fase se toman como partida los análisis realizados en la fase de identificación.
• En esta fase se determina los recursos necesarios para llevar a cabo la acción, lo que se concreta en un presupuesto.

La Matriz del Marco Lógico (MML) o Matriz de planificación del proyecto (MPP):
• Los aspectos más importantes que forman parte de un proyecto diseñado con el Marco Lógico se resumen la Matriz del Marco Lógico.
• La MPP debe ser vista, como el esqueleto esencial del diseño del proyecto, generalmente se incluye como un documento anexo y tiene la virtud de presentar de una manera clara y comprensible lo mas importante de un proyecto.

Matriz del marco lógico:



Lógica de intervención:
• Una vez escogida la estrategia del proyecto se extraen los principales elementos del árbol de objetivos y se transfieren a la primera columna de la Matriz del Proyecto.
• La matriz se empieza a rellenar de arriba hacia abajo. Si es necesario se cambia la redacción para que sea más exacta.

Lógica de Intervención:
• Objetivo general: Describe anticipadamente el objetivo a largo plazo al que contribuirá el proyecto.
• Objetivo específico: Describe los efectos esperados del proyecto para los beneficiarios. Debe ser único, y suele coincidir con el título del proyecto.
• Resultados: Se expresan como objetivos que la dirección del proyecto debe garantizar durante la vida del proyecto.
• Actividades: Se expresan como intervenciones concretas.
• Medios: Recursos materiales y no materiales necesarios para llevar a cabo las actividades.
• Costes: Dinero necesario para conseguir los medios.

Ejemplo de Lógica de Intervencion:




El objetivo especifico:
• Para el EML un proyecto tiene un único “objetivo especifico” si tuviera dos se deben hacer dos marcos logicos o lo que es lo mismo dos proyectos diferentes.
• El OE de un proyecto de desarrollo debe estar expresado como la consecución de beneficios duraderos para un grupo concreto de personas.
• El OE establece un cambio significativo en una realidad determinada.

Escribir un OE:

• Un objetivo de desarrollo no es: la construcción de una infraestructura (carretera, sistema de abastecimiento de agua, etc.) de un edificio (hospital, escuela, etc.) o la impartición de un curso.
• El nivel de ambición de un OE es mayor y debe ser planteado en términos de vinculación directa con los destinatarios del proyecto, como por ejemplo, un incremento en sus ingresos, una mejora de niveles de salud o un aumento de las capacidades y conocimientos de un determinado grupo.
Los resultados y actividades:
• Un resultado es algo mas que una suma de actividades; debe ser concebido como el efecto producido por un conjunto de actividades.
• La obtención de los resultados permitirá la consecución de un objetivo concreto.
• Las actividades deben ser vistas como el conjunto de medios necesarios para la consecución de cada uno de los resultados.
• Cada actividad deberá estar vinculada por tanto, a un resultado concreto.
• Las actividades y los resultados deben ser garantizados por la ejecución del proyecto.

Lógica vertical simple de la MPP:



Fin de la clase.